Pengertian Surat, Jenis-jenis Surat, Fungsi Surat serta Contoh Surat

Jika kamu punya acara, salah satu cara agar kita dihadiri oleh orang tertentu bukan? yang kita inginkan. Lalu apa yang kamu lakukan agar orang yang kita inginkan bisa hadir pada acara kita?

Bagaimana salah satu cara agar acara kita bisa dihadiri oleh orang yang kita inginkan kehadirannya, maka bisa dengan cara mengirim sebuah surat undangan.

Apakah itu surat? Fungsi surat itu buat apa? Langka-langka menulis surat ada yang tau? Ciri-ciri surat itu bagaimana? Macam-macam surat itu apa saja? dan bagaimana contoh surat? Apakah ada yang sudah mengerti?  Jangan banyak mikir, nanti pusing loh. langsung saja kita simak penjelasan berikut ini.

Apakah Itu Surat?

Sumber: initu.id

Ada banyak pengertian tentang surat tapi semua pengertian tersebut merunjuk pada inti yang sama; surat adalah sarana telekomunikasi.

Pengertian Surat adalah salah satu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorang maupun organisasi.

Ada juga alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain.

Ada juga yang perpendapat mengenai pengertian surat sebagai suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pikah yang lain.

Informasi dalam surat tersebut bisa berupa pemberitahuan, penyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggapan, dan sebagainya.

Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di prangko harus semakin besar juga.

Fungsi Surat

Sumber: bisakali.net

Sebagaimana kita pahami penjelasan di atas mengenai pengertian surat, kita bisa mengambil salah satu fungsi dari surat itu sendiri sebagaimana alat komunikasi. Tapi bukan itu saja fungsi surat, ada beberapa fungsi surat diantaranya.

Fungsinya mencangkup lima hal : sarana pemberitahuan, permintaan, alat komunikasi, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.

  • Saranan Pemberitahuan Dalam Surat

    Contoh saranan pemberitahuan-surat yang digunakan oleh Wajib Pajak untuk melaporkan penghitungan atau pembayaran pajak, objek pajak atau harta dan kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-perundang perpajakan.Pajak yang terutang adalah pajak yang harus dibayar suatu saat, dalam Masa Pajak, dalam Tahun Pajak, atau dalam Bagian Tahun Pajak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan.

  • Permintaan Dalam Surat

    Surat ini merupakan surat yang dikirim oleh calon pembeli kepada penjual yang isinya
    adalah permintaan untuk mengirimkan surat penawaran atas suatu produk yang ingin dibeli oleh pembeli kepada sipenjual.
    Surat Permintaan penawaran barang / produk ini dapat dibuat karena inisiatif sendiri atau karena sebelumnya telah melihat Surat Perkenalan Produk Perusahaan dari si penjual, sehingga tertarik akan barang dan jasa yang dijual.Inti dari surat ini ialah untuk meminta penjelasan secara rinci terkait dengan barang / produk yang dijual, seperti nama produk, harga, cara pembayaran, cara pengiriman barang dan lain-lain yang dianggap penting.

  • Alat Komunikasi Dalam Surat

    Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberikan kabar, meskipun jaraknya berjauhan.Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.

  • Pedoman Kerja Dalam Surat

    Berfungsi sebagai bukti nyata hitam diatas putih ex : surat-surat perjanjian berfungsi sebagai catatan dalam menjalankan tugas dengan baik berfungsi sebagai alat promosi.

Baca juga : Contoh Surat Izin Tidak Masuk Sekolah Beribu Alasan Beserta Formatnya!

Langkah-Langkah Menulis Surat

Sumber: penerbitterpercaya.blogspot.com

Bagian-bagian surat (Surat Resmi)

1. Kepala surat (Kop Surat)
2. Tanggal surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal surat
6. Alamat
7. Salam pembuka
8. Isi
9. Salam penutup
10. Pengirim surat (Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas)
11. Tembusan

1. Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1) nama instansi, (2) alamat lengakap, (3) nomor telepon, (4) nomor kontak pos, (5) alamat kawat, dan (6) lambang dan logo. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital.

Alamat instansi, termaksud didalamnya telepon, kontak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital.
Contoh :

Sumber: arrozak.com

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu nama kota, tanggal ditulis dengan angka , bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah angaka tahun tidak diikuti tanda baca apapun, seperti tanda titik, tanda koma, titik dan garis hubung.

Contoh : Bekasi, 8 Juni 2018

3. Penulisan Nomor Surat, Lampiran Surat, dan Perihal

Kata Nomor, Lampiran, dan Perihal diawal huruf kapital dan diikuti tanda titik dua. Penulisan kata Nomor, Lampiran, dan Perihal dapat disingkat menjadi No., Lamp., dan Hal.,

Sumber: arrozak.com

  • Nomor surat dan kode dibatasi garis miring, tanpa spasi, dan tidak diakhiri tanda baca apa pun.
  • Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka.
  • Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan. Jika tidak ada, kata Lampiran tidak ditulis. Jumlah barang ditulis dengan huruf jika satu atau dua kata dan dengan angka jika lebih dari dua kata. Awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.
  • Kata Perihal diikuti tanda titik dua dan pokok surat diawali dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca lain. Pokok surat harus menggambarkan isi surat.

4. Alamat Surat

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk yang pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat. Bentuk yang kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas dibawah bagian Hal atau sebelum kata pembuka.

Penulisan alamat surat di sebelah kiri atas itu lebih menguntungkan dari pada di sebelah kanan atas karena kemungkinan pemenggalan tidak ada hingga alamat yang panjang pun dapat dituliskan. Alamat dalam surat tidak menggunakan kata “Kepada”.

Berikut ini contoh penulisan alamat surat:

Yth. Ir. Setiawan, M.Si.
Direktur PT. Raturaya Mandiri Semarang
Jalan gunawaman-Semarang
Semarang 08618

5. Salam

Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1) Salam Pembuka dan (2) Salam Penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antar penulis surat dan penerima surat.

  • Salam pembuka lazim ditulis disebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.
  • Salam pembuka yang lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat.

Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah :
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara…..,
Saudara……, yang terhormat,
Bapak ….. yang terhormat
Ibu …… yang terhormat,

Salam Pembuka Khusus

Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Salam Perjuangan,
Salam Pramuka,
Merdeka,

Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungakapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wassalam.

6. Isi Surat

Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi, dan bagian ketiga merupakan paragraf penutup.

  • Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, permintaan, atau pertanyaan.
  • Paragraf isi berisi maksud penulisan surat tersebut.
  • Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulisan surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

7. Nama Pengirim

Nama pengirim surat ditulis di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas.

Contoh :
Kepala Sekolah
Drs. Aziz Heryanto
NIP : 2000012752910532

8. Tembusan Surat

Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat,
lurus dengan nomor dan hal, serta sejajar dengan nama penanggung jawab surat. Tulisan tembusan disertai dengan titik dua (:) tanpa digarisbawahi.

Contoh:
Tembusan:
1. Kepala Bagian Pengiriman
2. Direktur Pemilihan Badan
3. Drs. Aziz Heryanto

Ciri-Ciri Surat

 

Sumber: arrozak.com

Kita dapat mengenali sebuah surat resmi dari karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat resmi sehingga kamu bisa mengenalinya dengan mudah :

  • Surat resmi menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
  • Surat Resmi tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
  • Surat Resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
  • Surat Resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
  • Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block.
  • Di dalam Surat Resmi salalu dicantumkan nomor surat, prihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran kalo ada.
  • Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
Baca juga : 8+ Contoh Surat Izin Usaha yang Baik & Benar

Macam-Macam Surat

Sumber: pengertiansurat.com

– Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu.

  1. Tidak menggunakan kop surat
  2. Tidak ada nomor surat
  3. Salam Pembuka dan penutup bervariasi
  4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
  5. Format surat bebas

– Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi: misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi.

  1. Menggunakan kop Surat apabila dikeluarkan Organisasi
  2. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
  3. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
  4. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
  5. Penggunaan ragam bahasa resmi
  6. Ada aturan format baku

– Surat Undangan

Surat undangan merupakan surat yang berisikan sebuah ajakan, permintaan atau permohonan kepada persorangan atau instansi dengan tujuan dapat menghadiri acara yang diadakan oleh pihak yang mengundang.

Jika kamu berniat membuat surat ungangan maka ada beberapa hal yang harus kamu perhatikan, dibawah ini adalah hal yang harus kamu perhatikan.

  1. Menggunakan bahasa yang formal dan sopan
  2. Maksud, tujuan, waktu dan tempat harus sangat jelas agar tidak mempersulit pihak yang di undang.
  3. Cantumkanlah indentitas pengundang dengan jelas agar pihak yang di undang tidak merasa curiga dan lebih percaya terhadap surat undangannya.

Contoh Surat

-Contoh Surat Pribadi

Sumber: gigiku.id

 

-Contoh Surat Resmi

Sumber: gigiku.id

-Contoh Surat Undangan

Sumber: gigiku.id

Demikian kumpulan Pengertian Surat, Fungsi, Langka-Langka Menulis Surat, Ciri-Ciri Surat, Macam-Macam Surat, dan Contoh Surat, terimakasih sudah bersedia untuk membaca. Jika dirasa berguna, silakan copy aja langsung.

Baca juga : 10 Contoh Surat Izin Orang Tua yang Baik & Sopan

Semoga acaramu lebih banyak yang hadir ketika memahami Pengertian Surat.

Semoga bermanfaat.

Show Comments

No Responses Yet

Leave a Comment